ERP: Τι είναι και γιατί το χρειάζεται η επιχείρησή σου

Για να βρίσκεσαι εδώ, υποθέτουμε ότι η ανάγκη σου να βελτιώσεις την οργάνωση και τη διαχείριση όλων των λειτουργιών της επιχείρησής σου σε έχει οδηγήσει στο να αναζητάς πληροφορίες σχετικά με το ERP.

Τι είναι, γιατί είναι σημαντικόκαι πώς θα βοηθήσει την ανάπτυξη της επιχείρησής σου; Αυτά είναι κάποια από τα θέματα που θα εξετάσουμε στη συνέχεια.

Πάμε, λοιπόν, να ξεκινήσουμε με το τι είναι το ERP!

Τι είναι το ERP

Πριν πούμε οτιδήποτε άλλο, ας δούμε τι σημαίνει το αρκτικόλεξο ERP.

Το ERP προκύπτει από τις λέξεις Enterprise Resource Planning, που στα ελληνικά σημαίνει Προγραμματισμός (ή σχεδιασμός) Εταιρικών Πόρων. Μια διαφορετική – κάπως πιο ελεύθερη μετάφραση – είναι η εξής:

Σύστημα Ενδοεπιχειρησιακού Σχεδιασμού.

Μπορεί να εξηγήσαμε το τι σημαίνουν τα αρχικά, ωστόσο αυτό δε μας βοηθά να κατανοήσουμε πλήρως το τι είναι ένα πρόγραμμα ή σύστημα ERP (Erp system).

Ένας περιεκτικός και σαφής ορισμός του ERP ασφαλώς και θα ήταν πιο χρήσιμος.

Το ERP, λοιπόν, είναι ένα λογισμικό ή πρόγραμμα το οποίο αυτοματοποιεί και διαχειρίζεται συγκεντρωτικά όλες τις επιμέρους λειτουργίες και διεργασίες μιας επιχείρησης, με σκοπό την αύξηση της αποτελεσματικότητάς της.

Πώς λειτουργούν τα συστήματα ERP

Τα συστήματα ή προγράμματα ERP αποτελούνται, ουσιαστικά, από δομικά στοιχεία ή ενότητες (ή εφαρμογές), που αντιστοιχούν σε επιχειρηματικές λειτουργίες. Αυτές οι εφαρμογές του ERP είναι συνδεδεμένες μεταξύ τους και μοιράζονται δεδομένα.

Κάθε ERP ενσωματώνει σε ένα ενιαίο σύστημα τις διάφορες πτυχές των λειτουργιών μιας επιχείρησηςκαι με αυτή την ενοποίηση η εταιρεία που το χρησιμοποιεί μπορεί να έχει μια πιο συνολική κατανόηση για την απόδοσή της.

Συνήθως, κάθε επιμέρους ενότητα επικεντρώνεται σε μια συγκεκριμένη επιχειρηματική λειτουργία (π.χ. οικονομική διαχείριση, διοίκηση ανθρώπινων πόρων, κ.ά.), ωστόσο συνεργάζεται και «συνομιλεί» και με τις υπόλοιπες.

Ποιες επιχειρηματικές λειτουργίες περιλαμβάνει ένα σύστημα ERP

Κάθε σύστημα ERP περιλαμβάνει εκείνες τις εφαρμογές ή ενότητες (modules), τις οποίες η επιχείρηση θα αξιοποιήσει προκειμένου:

• να συλλέξει,

• να αποθηκεύσει,

• να διαχειριστεί ενιαία και

• να επεξεργαστεί τα δεδομένααπό κάθε επιμέρους λειτουργία της.

Μερικές από αυτές τις ενότητες ή εφαρμογές ενός συστήματος ERP είναι:

• Εμπορική διαχείριση

• Οικονομική διαχείριση

• Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας

• Διαχείριση αποθήκης

• Διαχείριση παραγωγής

• Διοίκηση ανθρώπινων πόρων ή ανθρώπινου δυναμικού (HR)

• Διαχείριση πωλήσεων

• Γενική και χρηματοοικονομική λογιστική

• Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM)

• Διαχείριση υπηρεσιών

• Μάρκετινγκ

Γιατί το χρειάζεται η επιχείρησή σου – Πλεονεκτήματα ERP

Και αφού γνωρίζεις, πλέον, το τι είναι το ERP και πώς αυτό λειτουργεί, τώρα θα δούμε και πώς ακριβώς θα ωφελήσει την επιχείρησή σου.

Όπως ήδη αναφέραμε, είναι αναγκαίο για μια σύγχρονη επιχείρηση να χρησιμοποιεί ένα σύστημα ERP, προκειμένου να αυξήσει τη συνολική απόδοσή της.

Και αν αυτό είναι πολύ γενικό και δε σου αρκεί, συνέχισε την ανάγνωση.

Στη συνέχεια θα αναφέρουμε κάποια από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα του ERP για την επιχείρησή σου!

Αυξημένη παραγωγικότητα

Η αυτοματοποίηση βασικών, επαναλαμβανόμενων καθηκόντων, που αποτελεί ένα βασικό χαρακτηριστικό του ERP, θα επιτρέψει στους εργαζομένους σου να ασχοληθούν με άλλα πιο σημαντικά πράγματα.

Πράγματα τα οποία μπορούν να παράγουν αξία – αλλά και κέρδος – για την επιχείρησή σου.

Η απελευθέρωση του προσωπικού από βαρετά και χρονοβόρα καθήκοντα θα δώσει μια τεράστια ώθηση στην παραγωγικότητα της εταιρείας.

Μείωση κόστους

Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για να χρησιμοποιήσεις ένα σύστημα ERP για την οργάνωση των λειτουργιών της επιχείρησής σου είναι το μειωμένο κόστος.

Η αυτοματοποίηση που αναφέραμε και προηγουμένως μπορεί να ελαχιστοποιήσει ή και να εξαφανίσει ορισμένα κόστη λειτουργίας και διαχείρισης.

Για παράδειγμα, η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων κοστίζει σε χρόνο αλλά και χρήμα. Το ERP θα επιτρέψει την αυτόματη εισαγωγή αλλά και σύνδεσή τους με άλλες εφαρμογές, κάτι που θα εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο και χρήμα!

Ευελιξία

Άλλο ένα σημαντικό πλεονέκτημα της χρήσης κάποιου ERP συστήματος από τις επιχειρήσεις είναι η μεγάλη ευελιξία που αυτό τους προσφέρει.

Πιο αναλυτικά, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να προσαρμόσουν το σύστημα ανάλογα με τις απαιτήσεις τους, όπως μπορεί να είναι η πραγματοποίηση μιας εξειδικευμένης διαδικασίας ή ασυνήθιστων μετρήσεων.

Βελτιωμένη πληροφόρηση

Η χρήση ERP σημαίνει ότι η επιχείρησή σου θα διαθέτει ένα ενιαίο σύστημα συγκέντρωσης και αναφοράς ή αλλιώς παρουσίασης δεδομένων(reporting).

Αυτό θα αποτελέσει μια μοναδική πηγή πολύπλευρης πληροφόρησης, η οποία θα παράγει αξιόπιστες και πολύτιμες αναφορές και μετρήσεις για κάθε εργασία.

Έτσι, η διατμηματική ανάλυση και σύγκριση λειτουργιών μπορεί να πραγματοποιείται εύκολα και γρήγορα, χωρίς να γίνεται πολύπλοκη από πολλαπλά λογιστικά φύλλα και e-mails.

Ασφάλεια δεδομένων

Ένα από τα σπουδαιότερα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει ένα ERP σύστημα στην εταιρεία σου είναι η ασφάλεια.

Η συγκέντρωση όλων των δεδομένων σε ένα συγκεκριμένο σημείο αυξάνει το επίπεδο ασφάλειας, καθώς πλέον οι κρίσιμες πληροφορίες δεν κυκλοφορούν μέσω λογιστικών φύλλων σε e-mails, αλλά βρίσκονται σε μια μόνο πλατφόρμα.

Ειδικά στην περίπτωση ενός συστήματος Cloud ERP, η ασφάλεια είναι ακόμα μεγαλύτερη, καθώς τα δεδομένα στέλνονται και αποθηκεύονται σε απομακρυσμένους servers.

Μοντέλα λειτουργίας ERP

Ο τρόπος ανάπτυξης και λειτουργίας ενός συστήματος ERP δεν είναι ένας και μοναδικός.

Συγκεκριμένα, υπάρχουν τρία μοντέλα λειτουργίας ενός ERP:

1. Cloud ERP

Με τη φιλοξενία του ERP σου στο Cloud (υπολογιστικό νέφος), εξασφαλίζεις μηδενικό κόστος εγκατάστασης, εξοπλισμού, συντήρησης (τα αναλαμβάνει όλα ο πάροχος Cloud), καθώς και τεράστια επίπεδα ασφάλειας. Αποτελεί τη μεγαλύτερη τάση αυτή τη στιγμή για τα ERP λογισμικά και όχι μόνο.

Αν θέλεις να μάθεις περισσότερα για το τι είναι το Cloud, διάβασε το σχετικό άρθρο μας.

2. On-premise ERP

Σε αυτή την περίπτωση, το ERP εγκαθίσταται σε εξοπλισμό της επιχείρησής σου. Αυτό σημαίνει ότι εσύ έχεις εξολοκλήρου την ευθύνη εγκατάστασης, λειτουργίας, συντήρησης του συστήματος, κ.λπ.

3. Hybrid ERP

Το υβριδικό ERP (ή ERP δύο βαθμίδων) είναι αυτό που λέει η λέξη: μια μίξη των δύο προηγούμενων τύπων. Συνήθως, χρησιμοποιείται on-premise λογισμικό για τις περισσότερες επιχειρηματικές λειτουργίες και cloud ERP για μεμονωμένα επιχειρηματικά τμήματα ή περιοχές.

Πώς να επιλέξω ERP σύστημα

Μέχρι στιγμής, είδαμε όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει κανείς για το τι είναι, πώς λειτουργούν, αλλά και πώς μπορούν να βοηθήσουν μια επιχείρηση τα ERP συστήματα.

Πώς να επιλέξω, όμως, ένα ERP σύστημα;

Είναι πολύ πιθανό το συγκεκριμένο ερώτημα να απασχολεί και εσένα.

Πάμε, λοιπόν, να δούμε ποια είναι τα χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβεις υπόψη κατά την επιλογή ERP για την επιχείρησή σου:

• Ύπαρξη κοινής βάσης δεδομένων, δηλαδή μιας κεντρικής πηγής πληροφοριών για μεγαλύτερη αξιοπιστία και ακρίβεια.

• Ενσωματωμένα analytics και οπτικοποίηση δεδομένων.

• Δυνατότητα ενοποίησης με άλλα συστήματα / κομμάτια λογισμικού (π.χ. CRM, HCM κ.α.), δηλαδή σύνδεση και συγχρονισμός με διαφορετικές εφαρμογές και πηγές δεδομένων για μια πληρέστερη εικόνα.

• Καλό User Interface (UI) και User Experience (UX).

• Υποστήριξη νέων τεχνολογιών (τεχνητή νοημοσύνη, μηχανική μάθηση κ.α.).

• Επεκτασιμότητα για κάλυψη ενδεχόμενων μελλοντικών αναγκών.

• Δυνατότητα επιλογής μοντέλου λειτουργίας του συστήματος (cloud, on-premise, hybrid).

Ποιοι κλάδοι χρησιμοποιούν περισσότερο ERP;

Κάθε είδος επιχείρησης μπορεί να ωφεληθεί από τη χρήση ενός ERP.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι κλάδοι που ωφελούνται περισσότερο από αυτό.

Κάποιοι από αυτούς είναι:

• Εκπαιδευτικός κλάδος

• Κατασκευαστικός κλάδος

• Κλάδος φιλοξενίας και τουρισμού (π.χ. ξενοδοχεία)

• Κλάδος υγείας και περίθαλψης

• Κλάδος μεταφορών

Τα πιο διαδεδομένα προγράμματα ERP

Υπάρχουν πολλές εταιρείες που ασχολούνται με τη δημιουργία ολοκληρωμένων ERP λύσεων / προγραμμάτων, που μπορούν να βοηθήσουν κάθε – μικρή ή μεγάλη – επιχείρηση.

Πάμε, λοιπόν, να δούμε μαζί κάποια από τα πλέον διαδεδομένα προγράμματα ERP:

1. SAP Business One

Το λογισμικό της SAP – το οποίο, συνηθέστερα, χρησιμοποιείται από μεγάλες επιχειρήσεις – αποτελεί μία από τις καλύτερες λύσεις ERP, προσφέροντας ορισμένα πολύ δυνατά χαρακτηριστικά, όπως:

• Διαχείριση εκστρατειών μάρκετινγκ

• Αυτοματισμοί με χρήση τεχνητής νοημοσύνης

• Ακριβή παρακολούθηση κόστους εργασιών

• Δημιουργία γρήγορων και αξιόπιστων αναφορών

• Παρακολούθηση ευκαιριών πώλησης, κ.α.

2. Microsoft Dynamics 365

Το ERP λογισμικό του τεχνολογικού κολοσσού που ακούει στο όνομα Microsoft έχει κάπως μεγαλύτερο κόστος από τα περισσότερα ERP προγράμματα. Γι’ αυτό και χρησιμοποιείται, συνήθως, από μεγαλύτερες εταιρείες, όντας ιδανικό για χρήστες των Windows.

To MS Dynamics 365 αποτελεί μια πλήρη σουίτα λογισμικού με κάποια από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά της να είναι:

• Διαχείριση e-commerce

• Παρακολούθηση εφοδιαστικής αλυσίδας

• Χρήση τεχνητής νοημοσύνης για πιο αξιόπιστα insights

• Εξαιρετική διασύνδεση μεταξύ πωλήσεων και μάρκετινγκ, κ.α.

3. Oracle

Άλλο ένα λογισμικό που χρησιμοποιείται – κυρίως – από μεγάλες επιχειρήσεις και περιλαμβάνει ένα μεγάλο εύρος δυνατοτήτων και διαχείρισης πολλών διαφορετικών επιχειρηματικών λειτουργιών.

Ορισμένα από τα χαρακτηριστικά του Oracle ERP:

• Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας

• Χρήση τεχνητής νοημοσύνης

• Συχνές αυτόματες αναβαθμίσεις

• Διαχείριση οικονομικών κ.α.

4. SoftOne (Ελληνικό)

Το λογισμικό της SoftOne αποτελεί μια ιδιαίτερα σύγχρονη λύση ERP, υποστηρίζοντας το σύνολο των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης.

Κάποια χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου λογισμικού είναι:

• Ελκυστικός κι ευέλικτος σχεδιασμός

• Εύκολη επεκτασιμότητα

• Αυτόματες αναβαθμίσεις κ.α.

Στην digital challenge_ έχουμε δουλέψει τη διασύνδεση ERP προγραμμάτων, όπως: SAP, Entersoft, SoftOne, Pylon, Smart LOB, Microsoft Dynamics, Semantic και WooShop.

Όσον αφορά το τελευταίο, δηλαδή το WooShop, το οποίο παράγεται από την ελληνική εταιρεία DSDC, αξίζει να αναφέρουμε ότι είναι ιδανικό για e-shops χτισμένα σε WooCommerce.

Κι αυτό, καθώς προσφέρει τεράστια ευκολία στη διαχείριση αποθεμάτων και παραγγελιών, live διαχείριση των προϊόντων. κ.α.

Τα καλύτερα ERP προγράμματα για μικρές επιχειρήσεις

Διαθέτεις μια μικρή επιχείρηση και ψάχνεις ποια είναι η καλύτερη λύση ERP για αυτή;

Συνέχισε την ανάγνωση για να βρεις τα καλύτερα ERP προγράμματα για μικρές επιχειρήσεις!

Κάποια, λοιπόν, από τα πιο κατάλληλα ERP λογισμικά για μικρές εταιρείες είναι:

• Entersoft

• Epsilon Net

• SoftOne

• NetSuite

• Odoo

• Acumatica

• Dolibarr

• Syspro

Τι είναι το ERP – Επίλογος

Ο ψηφιακός μετασχηματισμόςείναι πιο αναγκαίος από ποτέ, ειδικά για κάθε επιχείρηση που θέλει να θεωρείται σύγχρονη και να εκτοξεύσει την απόδοσή της.

Κι αν το ερώτημα που σε οδήγησε εδώ ήταν το τι είναι το ERP, η απάντηση με λίγα λόγια είναι ότι:

Το ERP αποτελεί μία από τις τεχνολογίες του ψηφιακού μετασχηματισμού που θα σε βοηθήσει να οργανώσεις και να διαχειρίζεσαι καλύτερα / αποτελεσματικότερα τις επιμέρους λειτουργίες και τμήματα της επιχείρησής σου.

Για οποιαδήποτε βοήθεια ή απορία σχετικά με τη διασύνδεση του e-shop σου με ERP, επικοινώνησε μαζί μας. Θα χαρούμε να σε βοηθήσουμε!